Voiture de fonction, conducteur averti : Un guide pour une gestion responsable des véhicules

L’idée de se voir attribuer une voiture de société est généralement favorable à la plupart des gens, car pourquoi ne le serait-elle pas ? À moins que vous n’ayez les moyens d’équiper votre garage de toutes sortes de véhicules (auquel cas, vous êtes au bon endroit), le fait de disposer d’une paire de roues gratuite que vous pouvez utiliser pendant votre travail, et même d’avoir une bonne partie de votre carburant remboursé, est généralement une bonne chose.

Bien entendu, les conditions d’utilisation d’une voiture de société peuvent varier. Mais si vous effectuez généralement un grand nombre de déplacements sur votre lieu de travail, si le véhicule est nécessaire à votre travail quotidien ou si vous pouvez le négocier dans votre accord salarial, c’est un résultat assez satisfaisant.

Si c’est la première fois que vous gérez une voiture de société, l’expérience peut vous sembler quelque peu étrange. Ne vous inquiétez pas, nous sommes des experts en automobile et nous vous donnons quelques conseils utiles pour que vous restiez confiant au volant. Nous vous aiderons également à éviter les mauvaises pratiques qui pourraient entraîner la révocation de la voiture, même si vous n’avez pas nécessairement commis de mauvaises actions :

Connaître les règles

Votre employeur aura presque toujours des règles spécifiques concernant l’utilisation de votre véhicule de société, et ces règles ne sont pas non plus de simples suggestions. Certaines entreprises autorisent l’utilisation du véhicule à des fins personnelles le soir et le week-end, mais d’autres limitent l’utilisation du véhicule à des fins strictement professionnelles. Vous pouvez être autorisé à rentrer chez vous tous les soirs, ou vous pouvez être obligé de le laisser au bureau, en fonction de la raison pour laquelle il est utilisé. En général, c’est le premier cas, bien sûr, mais vous ne voulez pas être pris au dépourvu.

Cela signifie que vous devez toujours prendre le temps de lire attentivement la politique de votre entreprise en matière de véhicules, et n’hésitez pas à demander des éclaircissements aux RH ou à votre supérieur si quelque chose n’est pas clair. N’oubliez pas que la plupart des entreprises imposent également des restrictions quant aux personnes autorisées à conduire le véhicule ; assurez-vous donc de savoir si votre conjoint ou d’autres membres de votre famille sont couverts.

Suivi du kilométrage et de l’honnêteté du carburant

La plupart des entreprises exigent que vous teniez un registre de votre kilométrage professionnel et personnel. Il ne s’agit pas seulement de paperasse, car ces registres ont des implications fiscales pour vous et votre employeur, et vous devez donc être précis. Si vous tenez un simple carnet de bord dans la voiture ou si vous suivez vos reçus numériques, cela peut suffire, mais vous devrez peut-être aussi noter le kilométrage de départ, la destination et l’objectif de chaque trajet, en fonction de la rigueur de l’entreprise.

Si votre entreprise vous fournit une carte de carburant, ce qui est probable, utilisez-la de manière responsable et contrôlez vos dépenses. Certains employeurs fixent des allocations mensuelles pour le carburant, mais ils peuvent attendre de vous que vous couvriez vous-même vos frais de carburant. Si vous vous trompez, vous risquez d’avoir à rediscuter des remboursements ou de voir l’argent déduit de votre salaire. Il est bon de savoir comment cela fonctionne pour ne pas se faire piéger.

Maintenir le véhicule en bon état

Une voiture de société n’est pas votre véhicule personnel. La traiter avec respect est donc un gage important de professionnalisme et de considération pour la prochaine personne susceptible de l’utiliser. Cela implique souvent de garder le véhicule propre à l’intérieur comme à l’extérieur, de ne pas fumer dans le véhicule et de faire attention à ce que vous mangez ou buvez lorsque vous conduisez.

Vous devrez également veiller à l’entretien de votre véhicule, comme les vidanges et les remplacements de pneus lorsqu’ils sont nécessaires. En outre, la plupart des entreprises ont des centres d’entretien préférés ou des calendriers d’entretien qu’elles veulent que vous respectiez pour que la voiture fonctionne toujours quand vous en avez besoin. N’attendez donc pas que quelque chose se casse pour vous en occuper, car l’entretien est beaucoup moins coûteux que les réparations d’urgence et votre employeur appréciera votre approche proactive.

Savoir ce que l’assurance couvre et ce qu’elle ne couvre pas

L’assurance de la voiture de société couvre le plus souvent l’utilisation professionnelle et peut s’étendre à l’utilisation personnelle, mais les détails ont leur importance et vous devez toujours la vérifier. Cela vous aidera également à comprendre ce qui se passe en cas d’accident, sans parler de la franchise à payer et de la couverture éventuelle en cas de vol ou de vandalisme (c’est généralement le cas).

Certaines polices prévoient toutefois des restrictions géographiques. Si vous prévoyez de prendre la voiture pour un long voyage personnel ou pour traverser un nouveau pays, voire un nouvel État, vérifiez cette couverture et discutez-en avec votre employeur. Vous devez également savoir ce qui se passe si vous prêtez la voiture à quelqu’un d’autre, car la plupart des polices d’assurance des entreprises ne couvrent pas les conducteurs inconnus, ce qui pourrait vous rendre personnellement responsable des dommages. Cela ne vaut généralement pas la peine de le faire.

Évitez d’utiliser la voiture pour des trajets limités

Bien qu’ils ne puissent pas toujours le prouver, l’utilisation de votre voiture de fonction pour des travaux annexes, des trajets en covoiturage ou d’autres activités lucratives qui ne font pas partie de votre emploi est généralement soumise à des restrictions, et peut même annuler votre couverture d’assurance et vous mettre, vous et votre employeur, en danger sur le plan juridique et financier. Vous ne pensez peut-être pas qu’ils le découvriront, mais le jeu n’en vaut pas la chandelle.

Bien sûr, les directives peuvent varier d’une entreprise à l’autre, de sorte que ce qui était acceptable dans votre dernier emploi peut ne pas l’être dans votre emploi actuel. Mais si vous n’êtes pas sûr qu’un voyage soit approprié, demandez d’abord. Il est préférable d’obtenir une autorisation que de s’excuser plus tard, ce qui est d’autant plus vrai si quelque chose se passe mal au cours d’un voyage non approuvé.

Restez professionnel lorsque vous conduisez pour affaires

N’oubliez pas que vous représentez votre entreprise chaque fois que vous êtes au volant de votre véhicule. Cela signifie que vous devez respecter scrupuleusement le code de la route, éviter les situations de rage au volant et vous garer de manière réfléchie. Votre comportement au volant reflète l’image de marque de votre employeur, et une mauvaise conduite peut nuire aux relations professionnelles.

Si vous rendez visite à des clients ou participez à des réunions d’affaires, votre voiture fait partie de votre image professionnelle. Gardez-la propre et présentable, et réfléchissez à la manière dont vous vous garez et à l’endroit où vous vous arrêtez. Une voiture de société couverte de boue ou mal garée au bureau d’un client n’envoie pas le bon message quant à l’attention que vous portez aux détails.

Signalez immédiatement les problèmes liés à la voiture

N’essayez pas de régler les problèmes de voiture vous-même ou d’espérer qu’ils disparaîtront d’eux-mêmes, car la plupart des compagnies veulent être informées des problèmes mécaniques, des accidents ou des dommages dès qu’ils se produisent, et non des semaines plus tard, lorsque le problème s’est aggravé. N’oubliez pas que la voiture est généralement leur propriété. La logique est la même que celle d’un locataire privé qui signale des problèmes d’entretien à son propriétaire : c’est généralement à lui de les résoudre.

Il peut s’agir d’égratignures et de bosses mineures sur les voyants d’avertissement du tableau de bord. De nombreux employeurs ont mis en place des procédures de réparation et peuvent avoir des relations avec certains centres de service ou ateliers de carrosserie, comme nous l’avons mentionné. Certaines entreprises envisagent d’équiper leurs flottes de voitures électriques. Si vous rencontrez des problèmes de recharge ou d’autres problèmes liés aux véhicules électriques, assurez-vous de les communiquer également.

Grâce à ces conseils, nous espérons que vous deviendrez plus facilement un meilleur conducteur de voiture de société, et que vous apprécierez également votre paire de roues gratuite.

Il s’agit d’un article collaboratif de « Take to the Road ».